STELLENAUSSCHREIBUNG: Sekretär*in am Institut für Österreichische Geschichtsforschung
An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 178 Studienrichtungen, ca 9.900 Mitarbeiter*innen und rund 89.000 Studierenden) ist ab 23.04.2021 die Position eines*einer
Sekretär*in
am Institut für Österreichische Geschichtsforschung
bis voraussichtlich 17.06.2022 zu besetzen.
Kennzahl der Ausschreibung: 11704
Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in zu besetzen. Eventuell ist nach Ablauf der Befristung eine weitere befristete Ersatzkraftanstellung mit reduzierter Stundenanzahl möglich.
Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche
Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54, VwGr. IIb
Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmten.
Ihre Aufgaben:
Die administrativen Schwerpunktaufgaben in einem dynamischen, forschungsgeleiteten Institut unterliegen dem ständigen Wandel. Es wird daher erwartet, dass der*die Stelleninhaber*in dauerhaft bereit ist, sich neuen Herausforderungen und Aufgabengebieten zu stellen und sich im Sinne des lebenslangen Lernens kontinuierlich weiterbildet, um diese Herausforderung auf hohem Niveau zu bewältigen.
Der Aufgaben- und Tätigkeitsbereich umfasst:
- Allgemeine Sekretariatsagenden
- Korrespondenz (schriftlich und mündlich)
- Enge Zusammenarbeit mit universitären Stabstellen
- Recherche von Informationen und Zuarbeit der Institutsverwaltung sowie Direktion
- Homepage- und Datenbankaktualisierung
- gesamte Personalverwaltung
- Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung
- Terminmanagement
- Datenpflege & Ablage
- Materialverwaltung & Bestellwesen
- Zutrittsverwaltung
- Optimierung von Backoffice-Prozessen und Arbeitsorganisation
- Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb
- Unterstützung des IÖG-Personals in admin. Belangen
- Organisation und Durchführung von Gastvorträgen, Tagungen, Symposien
Ihr Profil:
- Abgeschlossene Lehre oder Berufsbildende Mittlere Schule
- Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Typo3, i3v)
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
- Englisch Grundkenntnisse
Gewünschte Zusatzqualifikationen:
- Hohe Service- und Kund*innenorientierung
- Teamfähigkeit
- Flexibilität
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung
Sprachen:
Sprache Sprachniveau Wichtigkeit
Englisch Grundkenntnisse Musskriterium
Deutsch Exzellente Kenntnisse Musskriterium
Ihre Bewerbung:
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 11704, welche Sie bis zum 28.02.2021 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.
Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position enden Sie sich bitte an Frau Stephanie Rainer +43 1 4277 27207.
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.