20.01.2021

STELLENAUSSCHREIBUNG: Sekretär*in am Institut für Österreichische Geschichtsforschung

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 178 Studienrichtungen, ca 9.900 Mitarbeiter*innen und rund 89.000 Studierenden) ist ab 23.04.2021 die Position eines*einer

Sekretär*in

am Institut für Österreichische Geschichtsforschung

bis voraussichtlich 17.06.2022 zu besetzen.

Kennzahl der Ausschreibung: 11704

Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in zu besetzen. Eventuell ist nach Ablauf der Befristung eine weitere befristete Ersatzkraftanstellung mit reduzierter Stundenanzahl möglich.

Beschäftigungsausmaß: 40 Stunden/Woche

Einstufung gemäß Kollektivvertrag: §54, VwGr. IIb

Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmten.

 

Ihre Aufgaben:

Die administrativen Schwerpunktaufgaben in einem dynamischen, forschungsgeleiteten Institut unterliegen dem ständigen Wandel. Es wird daher erwartet, dass der*die Stelleninhaber*in dauerhaft bereit ist, sich neuen Herausforderungen und Aufgabengebieten zu stellen und sich im Sinne des lebenslangen Lernens kontinuierlich weiterbildet, um diese Herausforderung auf hohem Niveau zu bewältigen.

 

Der Aufgaben- und Tätigkeitsbereich umfasst:

  1. Allgemeine Sekretariatsagenden
  • Korrespondenz (schriftlich und mündlich)
  • Enge Zusammenarbeit mit universitären Stabstellen
  • Recherche von Informationen und Zuarbeit der Institutsverwaltung sowie Direktion
  • Homepage- und Datenbankaktualisierung
  • gesamte Personalverwaltung
  • Reisemanagement und Abwesenheitsverwaltung
  • Terminmanagement
  • Datenpflege & Ablage
  • Materialverwaltung & Bestellwesen
  • Zutrittsverwaltung
  • Optimierung von Backoffice-Prozessen und Arbeitsorganisation
  1. Unterstützung im Lehr- und Forschungsbetrieb
  • Unterstützung des IÖG-Personals in admin. Belangen
  • Organisation und Durchführung von Gastvorträgen, Tagungen, Symposien

 

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene Lehre oder Berufsbildende Mittlere Schule
  • Umfassende EDV-Anwenderkenntnisse (MS Office, Typo3, i3v)
  • Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
  • Gute Kenntnis der deutschen Rechtschreibung
  • Englisch Grundkenntnisse

Gewünschte Zusatzqualifikationen:

  • Hohe Service- und Kund*innenorientierung
  • Teamfähigkeit
  • Flexibilität
  • Bereitschaft zur Weiterbildung
  • Von Vorteil sind Kenntnisse der universitären Strukturen und Abläufe bzw. Erfahrung in der universitären Verwaltung

Sprachen:

Sprache                 Sprachniveau                       Wichtigkeit

Englisch                 Grundkenntnisse                 Musskriterium

Deutsch                 Exzellente Kenntnisse        Musskriterium

 

Ihre Bewerbung:

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Motivationsschreiben unter der Kennzahl 11704, welche Sie bis zum 28.02.2021 bevorzugt über unser Job Center (http://jobcenter.univie.ac.at/) an uns übermitteln.

Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position enden Sie sich bitte an Frau Stephanie Rainer +43 1 4277 27207.

Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit und Diversität (http://diversity.univie.ac.at/). Insbesondere wird eine Erhöhung des Frauenanteils in Leitungspositionen und beim wissenschaftlichen personal angestrebt. Frauen werden bei gleicher Qualifikation vorrangig aufgenommen.